NS

Dagelijks vervoert NS ruim 1,1 miljoen treinreizigers. Ze zorgen voor de verbinding tussen thuis en werk. Tussen familie en vrienden, tussen mensen.
De trein is het enige vervoermiddel dat ongehinderd het hart van de binnenstad bereikt, op een duurzame en veilige manier. De trein is uniek, al 175 jaar lang en daarmee de trots van ruim 30.000 NS’ers. Gemiddeld genomen is NS in de afgelopen jaren beter gaan presteren, maar niet op alle trajecten en niet voor alle reizigers. Gemiddeld is voor de NS echter niet goed genoeg.
Besturing is alles om hierin verbetering te behalen.

Ik werd daarom gevraagd te reageren op een tijdelijke positie bij het IT bedrijf van de Nederlandse Spoorwegen. Op veel plekken in dit mooie bedrijf wordt al een aantal jaren met LEAN gewerkt. Door de diversiteit van de afdelingen en de grootte van het bedrijf zijn er nog verschillen tussen methodes die ze hanteren op weg naar een cultuur van continu verbeteren. De wil om te veranderen en te verbeteren is echter overal gelijk. Kern van de opdracht was om het IT bedrijf van de NS te helpen bestuurbaar te maken. Het eerste jaar was ik Programma Manager van een programma wat Organisatie & Besturing heette en het laatste half jaar verhuisde ik met de werkzaamheden voor wat betreft Besturing naar het Lean Team en hielp daar binnen een van de accounts met de ontwikkeling.

Leidraad bij de werkzaamheden die ik hier verrichtte waren de 5 stappen om een managementsysteem uit te rollen. Tijdens mijn werkzaamheden bij REAAL heb ik mij deze stappen al eigen gemaakt en bij de NS hanteren ze deze, mede door mijn inbreng binnen Organisatie & Besturing, nu ook als leidraad. Op andere Lean afdelingen binnen NS gebruiken ze ook deze methode dus de aansluiting was makkelijk te maken.

Stap 1 Bepaal je koers! Als je niet weet waar je heen wilt kun je je ook nooit realiseren dat je moet en kunt verbeteren. Tijdens mijn periode bij het IT bedrijf van NS hebben we de overstap gemaakt naar OGSM om de koers te bepalen. OGSM helpt je om op 1 A4 je koers uit te zetten, meetbaar te maken en te vertalen naar concrete acties.

Stap 2 Markeer coördinaten van succes door KPI’s af te spreken!
De operationalisatie van de KPI’s uit de OGSM zorgt ervoor dat je de zaken meetbaar maakt. Medewerkers krijgen nu doelstellingen die te herleiden zijntot de doelstellingen van het onderdeel waarvoor ze werken.

Stap 3 Maak planlijnen en resultaatlijnen om de dialoog te openen. ‘Zonder plan geen goed zicht op problemen, en dus geen kans om te verbeteren’. Samen planlijnen opstellen en acties definiëren om die planlijnen te beïnvloeden. Acties die ertoe doen en ervoor zorgen dat je je doelstellingen haalt!

Stap 4 Ontwerp een landschap van (stuur)overleggen (Miniflow)! Bepaal een logisch geheel van Plannen, Rapportages en de Overleggen die nodig zijn om bij te sturen. Dit overleg (met welke frequentie dan ook) is de kern van Besturing!

Stap 5 Maak het werkend! Met prestatie-coaching en Visual Management help je om de dialoog daadwerkelijk te voeren en de prestaties te beïnvloeden.

Als onderdeel van het Lean Team heb ik geholpen om mijn kennis en ervaring met deze beproefde methode in te zetten bij de teams die we hebben ontwikkeld. Aan de hand van de uitkomsten van een Maturiteitsmeting bepaalden we welke stappen dat specifieke team nodig had om te groeien. Elke team hielpen we dus met de specifieke vraag. De 5 stappen waren daarbij de leidraad.

De omvang van het IT bedrijf is zodanig (>1000 mensen) dat ik op elk niveau in de organisatie mocht en kon helpen. Heidesessies met de directie en teamdagen met beheerders afgewisseld met het begeleiden van MT’s. Op elk niveau kun je middels deze leidraad de betreffende medewerkers helpen zelf weer het stuur in handen te krijgen.

Ondertussen zijn begrippen als OGSM en Managementsysteem bekende termen in dit bedrijf. Soms spreek ik medewerkers die daadwerkelijk in hun planningsgesprek doelstellingen afspreken met hun manager die direct te herleiden zijn tot de hoger liggende doelstellingen. Het maakt me trots dat ik daar aan heb kunnen bijdragen.

Terug naar Cases

Vicstory Cases - Spoorrails splitsing